Ralf Ruffini – Geschäftsführer der Klingele PLUS GmbH – berichtet über seine Lernprozesse und Erfahrungen als Geschäftsführer. Seit vielen Jahren ist er im Unternehmen tätig. Im Gespräch nimmt er uns mit auf seinen Weg in einem rasant wachsenden Unternehmen und spricht mit uns über seine Tipps zu den Themen Team-Entwicklung und Kommunikation.

Sie sind Geschäftsführer der Klingele PLUS GmbH und damit Teil eines mittlerweile sehr großen Familienunternehmens. Wie lange sind Sie jetzt schon in diesem Unternehmen? Und was machen Sie eigentlich genau?

Ja, ich bin Geschäftsführer bei der Klingele PLUS GmbH. Ich bin seit mittlerweile 29 Jahren in diesem Unternehmen tätig, inklusive der Zeit in der Firma Blenk GmbH, welche das Ursprungsunternehmen war. Ich habe ganz klassisch angefangen als Außendienstler im Vertrieb und schließlich die Vertriebsleitung übernommen. Mangels eigener Nachkommen hat der Inhaber Herr Rolf Blenk im Jahre 2004 sein Unternehmen an die Klingele Gruppe verkauft. Die Klingele Gruppe war seinerzeit und ist natürlich aktuell auch noch unser größter Lieferant. Nach dem Ausscheiden von Herrn Blenk im Jahre 2005 durfte ich die Geschäftsleitung der Blenk GmbH Co. KG übernehmen, welche dann in die Klingele PLUS GmbH umbenannt wurde. Wir haben auch noch zwei, drei kleine Schwester Firmen, die ich führen darf, haben uns also in den letzten Jahren sehr schön entwickelt. Parallel dazu ging noch rasanter die Entwicklung der von Dr. Jan Klingele geleiteten Klingele GmbH & Co. KG. Von damals ungefähr 250 Mitarbeitern und ca. 300 Millionen Euro Umsatz haben wir uns in rasantem Tempo von einem deutschen Familienunternehmen zu einem sehr erfolgreichen weltweit tätigen internationalen Unternehmen entwickelt. Mittlerweile haben wir über 1600 Mitarbeiter, unser Umsatz hat im vergangenen Jahr die Milliardengrenze durchstoßen. Auch wir als Klingele PLUS durften dazu beitragen.

Wir übernehmen im Bereich Klingele PLUS den Handel und die Logistik, all das, was den Großen zu aufwändig ist. Getreu unserem Motto “Geht nicht, gibt’s nicht” haben wir Marktnischen in dem großen Bereich der Verpackungen gefunden. Im Bereich Internet-Versandhandel haben wir uns Spezialgebiete gesucht wie beispielsweise den Versand sämtlicher Flaschen, Lebensmittel, Kosmetik, eben Dinge, die auch wieder in einer Nische bedient werden.

Es wirkt so, als seien Sie ganz nah dran am Geschehen. Was sind dabei Ihre konkreten Aufgaben im Unternehmen?

Wir waren vor zwei, drei Jahren noch ein recht kleines Unternehmen mit knapp 40 Mitarbeitern, da waren meine Aufgaben noch viel vielschichtiger. Als Geschäftsführer war ich zu dieser Zeit mehr oder minder als “Mädchen für alles” für das Personal, den Einkauf, den Verkauf, die Organisation, das Wohlbefinden und die Mitarbeiterführung zuständig. Mittlerweile darf ich etwas über 80 Mitarbeiter führen und habe bei diesem rasanten Wachstum schnell festgestellt, dass ich da sehr an meine Grenzen kam. Dank Ihrer Unterstützung haben wir die Strukturen im Unternehmen neu aufgebaut, neue Abteilungen gebildet, neue Zuständigkeiten festgelegt. Dinge loszulassen ist nicht immer einfach. Auch die Mitarbeiter durchlaufen einen Lernprozess und haben inzwischen gewisse Kompetenzen und an Entscheidungsfreiheit gewonnen. So kann ich mich meinen neuen Kernaufgaben zuwenden. Ich kann nun am Unternehmen arbeiten und nicht mehr so intensiv im Unternehmen. Das heißt, ich arbeite hart daran, immer mehr in die strategischen Bereiche zu kommen, das Unternehmen weiterzubringen und immer mehr meinen Teams zu überlassen.

Sie beschreiben, das Ihre Mitarbeiter zunehmend mehr in die Verantwortung kommen. Welche Herausforderungen ergeben sich in der täglichen Kommunikation in Ihrem Unternehmen und wie gehen Sie damit um?

Ich denke, Kommunikation ist in allen Bereichen der Dreh- und Angelpunkt. Was wir durch unser großes Wachstum feststellen mussten ist, dass unsere über viele Jahre gut funktionierende Kommunikation auf Zuruf auf einmal nicht mehr funktionierte. Uns wurde klar, dass wir neue Kommunikationswege finden müssen – am besten in einem Modell, das für die Zukunft auch weiter skalierbar ist. An diesem Punkt haben wir Sie mit ins Boot genommen und um Unterstützung gebeten. Sie haben uns vermittelt, dass wir durch diese neuen Kommunikationswege auch persönlich einen Vorteil haben. Ich weiß aus Erfahrung, dass es auf Grund verkrusteter Strukturen sehr schwierig ist, einen solchen Prozess rein intern umzusetzen. Unsere sehr gute Zusammenarbeit hierbei war auch die Voraussetzung dafür, dass wir unser rasantes Wachstum überhaupt bewältigen können.

Sie sagen, ‘Kommunikation ist definitiv der zentrale Ankerpunkt’. Wie stellen Sie sicher, dass Ihr Team dabei zielorientiert und eigenverantwortlich arbeitet?

Die erste Aufgabe ist es, ein Ziel ganz klar zu definieren und auch sicherzustellen, dass jeder Beteiligte dieses Ziel verstanden und verinnerlicht hat. Außerdem halte ich es für sehr wichtig, dass die Leute Spaß auf dem Weg zum Ziel haben. Ich glaube, dass Freude an der Arbeit der beste Motivator ist. Kommunikation ist eine tägliche Aufgabe und ich sehe es als Aufgabe von Führungskräften an, immer wieder ihr Team zu monitoren, also sicherzustellen, dass alle noch auf dem Weg zum Ziel unterwegs und bei ihren Aufgaben mit Freude dabei sind. Als nächsten wichtigen Punkt setze ich Meilensteine, die für das Team erreichbar sind, die Erfolge sichtbar machen und wieder Motivation für den nächsten Schritt zum Ziel liefern.

Das klingt extrem spannend. Wenn ich Sie richtig verstehe, dann ist es der Spaßfaktor, der ein erfolgreiches Team ausmacht und bewirkt, dass ein Team – um es mit der Sport-Methapher auszudrücken – am Ball bleibt. Was gehört für Sie sonst noch zu einem erfolgreichen Team dazu?

Ja, das würde ich genauso unterschreiben. Wenn wir mal beim Beispiel Fußball bleiben: Wichtig ist natürlich auch die passende Zusammensetzung in einem Team. Wir wissen alle, mit den elf besten Stürmern lässt sich keine Weltmeisterschaft gewinnen. Es braucht Stürmer, Mittelfeldspieler, Verteidiger und einen Torwart. So muss ich bei der Zusammenstellung meines Teams gezielt Mitarbeiter zusammen bringen, die von ihren Aufgaben und ihrer Art zusammen passen. Genau das ist meiner Meinung nach das Wichtigste für den nachhaltigen Erfolg eines Teams.

Da stimme ich Ihnen absolut zu. Hatten Sie immer schon so einen klaren Fokus und eine klare Vorstellung von einem erfolgreichen Team?

Nein, definitiv nicht. Das ist ein permanenter Lernprozess, in dem ich mich immer noch befinde.

Sie sind selbst ausgebildeter Business-Coach. Was hat Sie dazu bewegt, externes Coaching für Ihre Mitarbeiter anzubieten?

Das hatte drei Gründe. Der erste Grund ist dieser alte Spruch vom Propheten im eigenen Lande. Ich hielt es für sinnvoller, “professionelle Hilfe” von außen zu holen. Der zweite, nicht zu unterschätzende Punkt ist die Tatsache, dass ich nach 28 Jahren im Unternehmen gewisse Dinge nicht mehr sehe. Irgendwann entsteht zwangsläufig – unabhängig von Intelligenz und Erfahrung – diese sogenannte Betriebsblindheit. Mir war in Anbetracht dieser zwei Aspekte klar, dass ich nicht den optimalen Wirkungsgrad erreichen werde. Der menschliche Aspekt ist schließlich der dritte Grund. Ich arbeite hier mit Menschen teilweise seit 20 Jahren zusammen. Dadurch entstehen emotionale Bindungen und Beziehungen, die von außen bewertet werden und die die Umsetzung von Entscheidungen und Maßnahmen erschweren. Folglich gab es nur den Weg, einen Coach von außen zu nehmen.

Was hat sich durch Coaching in Ihrem Unternehmen und bei Ihren Mitarbeitern verändert?

Für mich persönlich ist es vor allem die Möglichkeit des Perspektivenwechsels. Für die Mitarbeiter ist es die beste Motivation, zu sehen, dass es für sie am Ende des Tages zu einer Erleichterung führt und ihre Arbeit verbessert und erleichtert. Jeder im Team, auch ich, hat die Chance bekommen, an sich selbst zu arbeiten und jedem ist hier und da der Spiegel vorgehalten worden. Im Übrigen machen Sie das sehr konkret, sehr direkt, aber auch sehr professionell. Dieses Vorgehen bringt uns zu einem intensiven Nachdenken und es zeigen sich für alle Beteiligten sehr schöne Erfolge. Mit Ihrer Hilfe haben wir es geschafft, hier tatsächlich selbstständig arbeitende Teams aufzubauen, die es mir ermöglichen, meine Aufgaben zukünftig noch besser und mehr ausüben zu können.

Das klingt sensationell und Ihr Unternehmen entwickelt sich ja ständig wachsend. Auch aus der Corona-Krise sind Sie erfolgreich und noch stärker hervorgegangen. Wie richten Sie auf dieser Basis jetzt ein Papier-Unternehmen auf “Zukunft” aus?

Wir versuchen, die Wünsche und Interessen unserer Kunden von morgen vorauszusehen. Man sieht, was im Moment auf dem Markt in Deutschland passiert, besonders durch Corona. Zum Beispiel haben der Versandhandel, der Internethandel, wie man es auch immer nennen möchte, E-Commerce, ein extremes Wachstum erfahren. Die Menschen nutzen den Vertriebskanal Internet sehr stark und haben die Vorteile – Bequemlichkeit, schnelle Verfügbarkeit, Preistransparenz – für sich erkannt.

Wir haben festgestellt, dass der Schlüssel zum Erfolg die Verbindung zwischen Produkt und Dienstleistung ist. Das bedeutet, der Unterschied wird über die Dienstleistung gemacht. Wir sagen, nicht der Billige schlägt den Teuren, sondern der Schnelle schlägt den Langsamen. Der Kunde erwartet eine schnelle Abwicklung, schnelle Antworten und einen Service, der ihn zufriedenstellt. Unsere Fragestellung ist also: Wie können wir uns in Tempo und Service weiter verbessern, näher am Kunden sein, flexibler für den Kunden sein? Dies wird zum Beispiel gelingen durch unseren digitalen Online-Shop und zukünftig mit dem Karton-Calculator, wo der Kunde selbst seine Verpackung online am Rechner gestalten kann.

Ein weiterer wichtiger Punkt sind vollkommen neue Produkte, auch unter dem Aspekt Nachhaltigkeit. Das heißt, wir fangen an, Möbel aus Wellpappe zu vermarkten und haben auch da festgestellt, dass wir komplett neue Wege gehen müssen, um die Kunden über soziale Medien zu erreichen.

Über welche Website kann ich als Privat- oder Firmenkunde mehr über Ihre Firma und über Pappe erfahren?

All unsere Produkte, den Digitaldruck-Shop und zukünftig auch den Online-Calculator finden Sie unter www.klingele24.de. Informationen über die ganze Unternehmensgruppe finden Sie unter www.klingele.com.

Blitzrunde zum Abschluss | 5 schnelle Fragen

Welches Buch lesen Sie gerade?

Ich lese im Moment sogar zwei Bücher: “Der erste letzte Tag” von Sebastian Fitzek und “Der Cashflow Quadrant” von Robert Kiyosaki.

Arbeiten Sie lieber digital oder auf Papier?

Ich würde sagen, ich bin 20 Prozent analog und 80 Prozent digital unterwegs. Es gibt Dinge, die ich tatsächlich lieber auf Papier mache, wie zum Beispiel Korrekturlesen oder Preislisten kontrollieren. Alles andere habe ich mir angewöhnt, digital zu machen, von der Einkaufsliste über Banking, Termine, Teamsitzungen.

Mit wem würden Sie gern einmal zu Abend essen?

Elon Musk und Jeff Bezos, die für mich beide auf sehr innovative Art zum Erfolg gekommen sind. Ich liebe einfach Menschen, die Visionen haben und die sich auch trauen, mal ein bisschen zu spinnen und auch über den Tellerrand hinaus zu gucken.

Was ist Ihre größte Stärke?

Meine größte Stärke definitiv ist die Improvisation. Es macht mir gigantisch viel Spaß, in schwierigen Situationen nach unkonventionellen Lösungswegen zu suchen.

Was ist Ihre Vision für die kommenden fünf Jahre?

Ich möchte für meine Unternehmensgruppe spinnen dürfen und Visionen haben, die ich dann auch ein Stück weit in die Praxis begleite. Ich wünsche mir, dass wir Visionäre sind, Technologieführer, Ideenführer im Markt und immer mit den neuen Dingen vorne dran.