In den letzten beiden Jahren ist Homeoffice in vielen Unternehmen zum neuen Normal geworden. Wie, wann und wo wir arbeiten und wie wir tatsächlich kommunizieren, um unsere Arbeit zu erledigen, hat sich seit 2020 noch einmal deutlich verändert. Aktuell stehen viele Unternehmen vor der Frage, welche Mitarbeitenden sie aus dem Homeoffice wieder an ihren Büroschreibtisch zurückholen und in welchem zeitlichen Rahmen andere Teammitglieder ihre Aufgaben weiterhin am Heimarbeitsplatz erledigen können. Im Zuge dessen entwickeln Unternehmen ihre Arbeitsmodelle weiter und entfernen sich zunehmend von starren Homeoffice-Regeln. Der Trend geht dabei immer mehr in Richtung hybride Arbeitsplätze.
Hybride Teams stellen Führungskräfte vor neue Herausforderungen
Führungskräfte verantworten vermehrt sogenannte „hybride“ Arbeitsteams, in denen Beschäftigte sowohl im Büro als auch von zu Hause oder unterwegs arbeiten. Das Institut für Führungskräfte im digitalen Zeitalter (IFIDZ) hat die Herausforderungen untersucht, die hybride Arbeitsmodelle mit sich bringen. Befragt wurden dazu Führungskräfte nach deren Erfahrungen bei der Leitung hybrider Teams.
Die gute Nachricht: Die große Mehrheit der Führungskräfte befürchtet nicht, dass die Leistung sich durch die Arbeit in hybriden Teams verschlechtert. Beispielsweise gehen nur 15 Prozent der Führungskräfte davon aus, dass die Motivation der Mitarbeitenden sinkt. Nur neun Prozent der Befragten sehen die Gefahr, dass die Arbeitsqualität leidet. Auch einen Kontrollverlust halten nur 16 Prozent der Führungskräfte für möglich und scheinen damit der endgültigen Entscheidung, in welchem Maße ihre Mitarbeitenden im Unternehmen oder Homeoffice arbeiten, zuversichtlich gegenüberzustehen.
Schwindender Teamgeist befürchtet
Bei vielen Unternehmen liegt der Fokus betrieblicher Weiterbildung hauptsächlich auf formalem Lernen, beispielsweise in Präsenzveranstaltungen, Vorträgen oder E-Learnings. Daneben fehlt aber häufig eine Lernlandschaft, die den Mitarbeitenden ein Umfeld schafft, vom Wissen des anderen profitieren und „im Arbeiten lernen“ zu können. Die optimale Basis für eine selbstlernende Organisation setzt sich aus der Mischung von informellem und formalem Lernen zusammen. Informelles Lernen geschieht selbstgesteuert, also aus der intrinsischen Motivation der Mitarbeitenden heraus, zum Zeitpunkt des direkten Bedarfs und ortsunabhängig. Das passiert beispielsweise durch den direkten Austausch mit Kollegen, durch Mentoring, durch Beobachten und „Learning by Doing“. Doch wie können Unternehmen diese Mischung auf den Weg bringen und das Ziel der selbstlernenden Organisation erreichen?
Kommunikationsverhalten oftmals verbesserungswürdig
Die Umfrage zeigt außerdem: Vor allem in der Kommunikation und wechselseitigen Information in hybriden Teams gibt es noch Aufholbedarf. Immerhin 53 Prozent der Führungskräfte fürchten, dass in der Arbeit in hybriden Teams ungenügend kommuniziert wird. Und fast so viele treibt die Sorge um, dass es den Mitarbeitenden in hybriden Teams erschwert wird, Informationen weiterzugeben.
Hybride Teams führen: So meistern Sie diese Herausforderung
Menschen zu führen ist eine dynamische Aufgabe. Das gilt in der aktuellen Situation besonders: Gerade erst haben wir uns an die virtuelle Zusammenarbeit angepasst und sie akzeptiert – schon stehen Führungskräfte vor dem nächsten Anpassungsschritt: Sie müssen lernen, hybride Teams zu führen.
Mitarbeitende zurück ins Büro bringen
Die Handlungs- und Entscheidungsspielräume im Homeoffice tragen in vielen Fällen zur Zufriedenheit der Mitarbeitenden bei. Teammitglieder, die in Zukunft ihren Heimarbeitsplatz wieder gegen den Arbeitsplatz im Büro tauschen sollen, könnten teilweise frustriert ins Büro zurückkehren, gerade wenn andere Kollegen weiterhin im Homeoffice bleiben können. Hier gilt es einerseits Verständnis für die gesetzlichen Vorschriften, die angestrebten Unternehmensziele sowie die Wünsche der Mitarbeitenden zu schaffen. Nur dann kann eine gemeinsame Lösung gefunden werden.
Neue Teammitglieder in hybriden Teams integrieren
Haben Sie eine Abteilung, deren Teammitglieder über Jahre zusammengewachsen sind und sich entsprechend gut kennen, geht es üblicherweise sehr schnell, eine gemeinsame Basis zu finden. Anders ist dies bei Remote- oder hybriden Teams der Fall. Damit Sie Neuzugänge optimal in ein hybrides Team integrieren können, müssen Sie einen auf das Team und den Aufgabenbereich zugeschnittenen Onboarding-Prozess definieren. Dazu gehört beispielsweise eine gemeinsame virtuelle Vorstellungsrunde. Noch besser ist ein persönliches Kennenlernen im Rahmen eines Vor-Ort-Meetings des gesamten Teams um das Zugehörigkeitsgefühl sowie das für Remote-Teams so notwendige Vertrauen ineinander zu fördern.
Alles Aufschreiben wird zur Norm
Zugang zu allen Dokumenten – und die muss es erstmal geben – wird noch wichtiger als bisher, denn das Suchen von Unterlagen kostet Zeit und Geld. Beim digitalen Arbeiten ist es wichtig, dass alle denselben Kenntnisstand haben und die Informationen von A nach B und C fließen. Ansonsten droht die Gefahr, dass wichtige Details auf dem Weg verloren gehen und in der Kommunikation nur ein Teil der Informationen weitergeben wird. Damit es erst gar nicht dazu kommt, hilft es, alles aufzuschreiben. Dadurch können auch Mitarbeitende, die nicht an einer Besprechung teilgenommen haben, auf alle Infos zugreifen. Perfektionieren Sie zusätzlich das ergebnisorientierte Führen. Hybride Arbeitsformen sind wenig fehlerfreundlich, Korrekturen können nicht so leicht vorgenommen werden, oberflächliche Ziele werden schnell mal verfehlt.
Faire Kommunikation wird entscheidender
Um Frustration zu vermeiden, gerade bei größeren Konferenz-Calls, bei denen einige der Teilnehmer vor Ort, andere extern zugeschaltet sind, sollte bei der Kommunikation Fairplay herrschen. Um den Übergang zu hybriden Arbeitspraktiken zu meistern, sind Kommunikationsmöglichkeiten hilfreich, die Inklusivität und Mitarbeitergerechtigkeit auf Team- und Unternehmensebene fördern. Dafür sollten Sie die Erfahrungen von Mitarbeitenden in Heimarbeit berücksichtigen und sich in ihre Lage versetzen. Hier lohnt es sich einen Feedback-Loop zu etablieren, um frühzeitig auf mögliche Fehlentwicklungen einwirken zu können.
Kommunikation wird standardmäßig asynchroner sein
Ein wesentlicher Faktor der durch die Arbeit in hybriden Teams verloren geht, ist der Smalltalk in der Kaffeeküche oder der Austausch in der gemeinsamen Mittagspause. Da die Arbeit ein sozialer Ort ist, ist das für die Stimmung aber sehr wichtig. Eine einfache Lösung gibt es hier leider nicht, denn vollständig lassen sich Begegnungen vor Ort auf digitalem Wege nicht ersetzen. Allerdings können Sie einiges abfedern, indem Sie neue Orte der Begegnung schaffen, und zwar im digitalen Raum. So können sich Mitarbeitende auch abseits von geschäftlichen Themen austauschen. Damit stärken Sie den Zusammenhalt untereinander und fördern das allgemeine Wohlbefinden.
Den Menschen mitnehmen
Überlegen Sie sich genau, wie Sie gerade diejenigen, die nicht vor Ort sind, ansprechen. Manche Menschen werden in hybriden Sitzungen meist und sehr schnell vergessen und gehen dem Unternehmen dann als Leistungs- und Wissensträger verloren. Sie verantworten als Führungskraft und Moderator die konsequente Kontaktpflege. Auch ist es wichtig, dass Sie die emotionale Bindung zu Ihren Mitarbeitenden pflegen. Virtueller Kaffeeklatsch ist gut. Aber Fakt ist, dass Sie als Führungskraft näher an die Menschen herantreten müssen. Nutzen Sie insbesondere dann die Chance, wenn Sie persönliche Gespräche in Präsenz führen können.
Meetings gestalten
Veranstalten Sie wöchentliche Meetings, bei denen alle dabei sind (physisch und online) und sorgen Sie dafür, dass vor allem auch die remote anwesenden Mitarbeitenden aktiv eingebunden sind. Sorgen Sie in den Meetings dafür, dass der Kopf immer wieder frei wird. Wechseln Sie entspannende Phasen mit Kurzdiskussionen, in denen alle eingebunden sind und schaffen Sie über Gamification und unterhaltsame Elemente eine gewisse Abwechslung. Das müssen Sie im Übrigen nicht alles selbst umsetzen! Geben Sie Verantwortung ab und überlassen Sie einmal Ihrem Team die Gestaltung. Damit schaffen Sie nicht nur mehr Verständnis für die Herausforderungen der regelmäßigen Abstimmung, Sie erhöhen vor allem die so notwendige Identifikation.
Kommunikation von ganz oben
Vorstand, Geschäftsführung oder C-Level Manager – Sie alle sollten verstärkt in die interne Kommunikation eingebunden werden. Ein präsentes Auftreten und eine transparente Kommunikation von Zielen, Gründen sowie Rahmenbedingungen von Veränderungen hilft immens dabei, Mitarbeitende in Veränderungsprozessen mitzunehmen. Dadurch schaffen Sie nicht nur Authentizität, Glaubwürdigkeit und Transparenz bei allen Mitarbeitenden, sondern fungieren auch als Vorbild für gute Führungskräftekommunikation.
